Руководство любой успешной компании хочет знать, чем подчинённые занимаются в рабочее время и насколько эффективно они его используют. При этом далеко не каждый руководитель может ответить на эти вопросы точно, быстро и однозначно. Поэтому, чтобы постоянно держать руку на пульсе событий, в организациях внедряются различные методы контроля сотрудников. Для этого кто-то использует старые проверенные временем методики, а кто-то устанавливает специальное программное обеспечение и наблюдает за работой персонала, даже находясь за пределами офиса.

Доверяй, но проверяй – золотое правило мудрого руководителя. Как показывают результаты анонимного опроса, проведённого среди работников российских компаний, около 30% сотрудников не готовы предать работодателя ни при каких обстоятельствах. 50% подчинённых согласны нарушить закон, если будут уверены в том, что это сойдёт им с рук. А вот оставшиеся 20% респондентов готовы пойти на сделку с совестью при любом раскладе.

Безусловно, такая статистика настораживает. Поэтому у руководства компаний появляется дополнительный стимул для регулярного контроля работы своего персонала. Чтобы быть в курсе возможных отклонений от полноценного рабочего процесса, работодатели используют различные инструменты. К числу самых распространённых из них относятся:

1. Установка программного обеспечения для мониторинга деятельности работников

   позволяет отслеживать действия сотрудников, работающих за ПК. Специальные сервисы предназначены для сбора, хранения и анализа данных о том, какие сайты были посещены в рабочее время, какие поисковые фразы при этом вводились, какие приложения, и съёмные устройства для хранения информации использовались. Также контролируется активность пользователя в социальных сетях, отправка сообщений с помощью электронной почты и состояние переписки в различных интернет-мессенджерах.

В частности, программа CleverControl помогает в режиме реального времени просматривать на одном мониторе до 16 компьютеров своих подчинённых, чтобы узнать, кто из пользователей действительно занят работой, а кто использует ресурсы компании не по назначению. Руководителю остаётся лишь просматривать скриншоты и изучать отчёты, сохранённые на облачном сервисе в виде практичных таблиц и удобных графических отчётов.

По сути, современное программное обеспечение превращает обычный компьютер в эффективный инструмент онлайн-контроля. Оно позволяет не только быстро выявить лентяев, определить возможные «недоработки», повысить продуктивность работы персонала и помочь в расследовании неправомерных действий работников, но и предотвратить слив корпоративной информации конкурентам.

1. Использование программного обеспечения по управлению задачами и проектами.

   Работодатели знают, что присутствие человека на рабочем месте совсем не означает, что он всё это время усердно занимается решением поставленных задач, а не просто «просиживает штаны». Поэтому они устанавливают программные продукты, позволяющие отслеживать, насколько продуктивно работают их подчинённые в течение рабочего дня.

Например, некоторые из них используют программу Pyrus . Её интерфейс имеет много общего с электронной почтой, однако здесь вместо писем сотрудникам рассылаются конкретные задачи. Таким образом, специализированное программное обеспечение, лишённое внешних раздражителей и спама, больше напоминает форум для внутреннего общения. Его функционал позволяет систематизировать рабочую переписку, расставить рабочие процессы по приоритетности выполнения задач, а также отследить, удалось ли сотрудникам выполнить задание в отведённые для этого сроки.

Набором подобных функций обладает и сервис для управления проектами Wrike . Его работа также направлена на улучшение коммуникаций, расстановку приоритетов, распределение обязанностей и повышение эффективности работы всего предприятия. Программа поддерживает мобильный доступ, что позволяет руководителю планировать и корректировать задачи, а также решать проблему срыва сроков, даже находясь за пределами офиса. Однако следует признать, что работа программного обеспечения с набором таких опций в первую очередь ориентирована на управление проектами, а не на мониторинг деятельности персонала.

1. Выборочный контроль

   позволяет контролировать работу сотрудников, но при этом не выглядит так, словно у работника постоянно «стоят над душой». Особенность этого способа заключается в том, что он осуществляется в случайный момент времени и проходит в обычной рабочей обстановке. Поэтому руководитель может увидеть сильные и слабые стороны подчинённого, проверить как сам процесс работы, так и её промежуточный «непричёсанный» результат.

Однако, несмотря на очевидные преимущества, выборочному контролю свойственны и серьёзные минусы. Порой вместо того, чтобы держать коллектив «в тонусе» он может создавать стрессовую атмосферу и в какой-то степени даже демотивировать сотрудников. Ведь некоторые из них считают, что такая форма «слежки» необъективна и больше похожа на попытку руководства придраться к работникам, чтобы их покритиковать.

1. Ежедневное/еженедельное планирование.

   Некоторые работодатели не мыслят своей работы без постоянных планёрок. Так они проверяют качество выполнения задач, поставленных ранее, и формируют новые цели. В свою очередь сотрудники, получая очередную установку, сортируют свои задания по степени актуальности, важности и дедлайну. Примечателен тот факт, что планирование задач с учётом выделенных на их выполнение рабочих часов позволяет персоналу совершенствовать навыки тайм-менеджмента и повышает личную продуктивность каждого сотрудника.

Накануне предстоящей планёрки работники формируют отчёты, по которым руководство может не только оценить качество выполнения заданий, но и понять структуру рабочего дня конкретного подчинённого – что именно он делал и на какие задачи потратил больше времени. Эта информация помогает оптимизировать рабочий процесс так, чтобы работники не были чрезмерно перегружены, но, в то же время, чтобы у них не было возможности бесцельно бить баклуши.

1. Фотография рабочего дня

   будет полезна работодателям, уверенным в том, что их сотрудники работают неэффективно, которые не понимают, на что их подчинённые тратят своё рабочее время. Если руководитель заподозрил работника в низкой продуктивности, то может обязать его на протяжении определённого периода (недели, декады, месяца) детально расписывать все дела и задачи, выполненные в течение дня. Таким образом, сотрудник будет составлять отчёт, который называется фотографией рабочего дня. В нём он подробно описывает всё, что делал с детализацией до 15-ти минут.

Безусловно, этот вариант отчётности помогает руководителю увидеть степень загруженности подчинённых, оценить реальную эффективность их работы и понять решали они рабочие задачи или «честно» отсиживали положенное время. Однако следует обратить внимание на то, что составление фотографии занимает некоторую часть рабочего дня, поэтому в такие моменты работа персонала будет менее продуктивной.

Этот способ может дать ощутимые результаты, если на предприятии действительно остро стоит вопрос о том, нужна эта должность (либо конкретно этот работник) или же нет. Просто ради эксперимента использовать фотофиксацию рабочего дня нет смысла. Ведь так своё время напрасно потратит как сам подчинённый, так и его начальник, который будет вынужден анализировать детали полученных отчётов.

Вместе с тем мудрые сотрудники понимают, что если их обязывают делать фотографию рабочего дня, то следует серьёзно изучить причины, которые привели к таким последствиям, и своевременно сделать «работу над ошибками», чтобы доказать руководству свою компетентность и эффективность.

Как видим, существует несколько методов контроля над сотрудниками. Они показывают результаты с разной степенью эффективности, а некоторым из них даже свойственны недостатки. Поэтому, выбирая оптимальный вариант «слежки», важно правильно определить золотую середину, чтобы не только сохранить в коллективе атмосферу доверия, но и создать правильную систему мотивации, при которой сотрудники были бы заинтересованы использовать рабочее время по назначению.

Рабочий процесс требует дисциплины и порядка. Но как контролировать рабочий персонал без нарушения личностных границ, не распугивать сотрудников и получить пользу?

В этой статье попробуем разобраться: какие проблемы возникают у руководителей при отсутствии контроля, как контролировать сотрудников и какие при этом ошибки совершают руководители.

1. Отсутствие контроля

Проблемы, которые возникают у компании при отсутствии контроля:

• Опоздания на работу; частые перекуры и чаепития;
• Некачественное выполнение работы;
• Сотрудники срывают сроки выполнения работы;
• Низкая продуктивность работы, как одного сотрудника, так и всего персонала;
• Отсутствие четкого распорядка дня – рабочее время, обед, конференции, собрания.

2. Как контролировать сотрудников

Выделяем три распространенных метода контроля за сотрудниками:

• Журналы учета
• Видеонаблюдение
• Программы контроля

Журналы учета

Простой и недорогой метод контроля. Как он работает: ведется журнал, в котором отмечается время прихода и ухода сотрудника. С помощью этого метода контроля руководитель получает информацию о том, опаздывает работник или нет, как часто покидает рабочее место по личным делам и когда уходит с работы. Минус такого метода контроля в том, что руководитель не сможет знать занимается ли он решением задач в рабочее время.

Видеонаблюдение

Распространенный прием контроля персонала. Как он работает: видеокамера фиксирует приход и уход сотрудника, пребывание в офисе и на своем рабочем месте. Но этот метод не будет работать эффективно, если сотрудник работает за компьютером. Камера не сможет зафиксировать занят он рабочими задачами, чтением новостей или раскладыванием пасьянса.

Программы дистанционного контроля

Популярный способ контроля. Плюс таких программ в том, что они устанавливаются на рабочие компьютеры, фиксируют всю рабочую и нерабочую информацию и передает её руководителю. Такой вид контроля помогает получить сведения о том, когда сотрудник присутствует/отсутствует на работе, чем он занят, какие задачи решает и сколько времени уходит на его перерывы и кофе.

3. Ошибки контроля персонала, которые допускают руководители

Выбранный руководителем метод контроля при неправильном подходе может привести к негативным последствиям.

Четыре классические ошибки контроля, которые допускают руководители:

• Непонятный контроль. Руководитель проверяет своих подчиненных, но совершенно не понимает содержания рабочего процесса.

Например, менеджер не сможет контролировать технический процесс самостоятельно, юрист не сможет проверить работу бухгалтера, а программист – деятельность редактора. В таком случае лучше доверить контроль специалисту в этой сфере.

• Контроль, который переходит в конфликтные ситуации. Руководитель контролирует процесс, но замечает лишь ошибки работника и при первой возможности указываете ему на них? Ни один нормальный человек не выдержит, если вы будете его только «шпынять». Контроль должен быть системным, а не пугающим и угнетающим.
• Скрытый контроль, который переходит в явный при обнаружении нарушений. Если руководитель устанавливает систему контроля скрытно, то не стоит при первой же ошибке «выскакивать из-за кустов» с криком «Ага!!! Попался!». Такие «выскакивания» могут только усилить негативную реакцию сотрудника и целого коллектива. Узнав о скрытой слежке работники и так будут переживать и стараться сделать работу качественно. А если руководитель заметил вопиющие нарушения в работе, можно всегда это обсудить.
• Формальный контроль – это контроль без конкретных действий и требований к работнику.

Например, когда руководитель отдела поручает задание менеджеру и говорит «Смотри у меня, я все проконтролирую», но на практике ничего не делает. Тогда менеджер понимает, что его работу не проверяют и можно схалтурить. Такой недоконтроль негативно сказывается на работе не только отдела, но и всей компании.

Вывод

Правильная организация контроля за сотрудниками позволит решить проблемы с дисциплиной, выявить изъяны в рабочем процессе и настроить коллектив на продуктивную работу.

Организациям, в которых сотрудники занимаются умственным трудом и почти все свое время проводят за компьютером, сложно проконтролировать их работу. Ведь работа Он выполняет десятки микроопераций: email, звонки, поиск нужной информации.

Зачем контролировать сотрудников?

Главными причинами контроля являются:

1. Надлежащее выполнение рабочих обязанностей сотрудниками.

Не контролируя выполнение заданий, пуская их на самотек, руководитель рискует будущим собственного бизнеса. Отсутствие контроля — это прогоревшие задачи, заваленные проекты, некачественные, выполненные “на скорую руку” задания и другие неприятные последствия.

2. Информационная безопасность компании.

“Кто владеет информацией, тот владеет миром”.

Всемирно известная фраза принадлежит братьям Натану и Джеймсу Ротшильдам. Они еще в XIX веке знали ценность информации. Именно вовремя доставленные новости помогли им провернуть одну из самых рискованных и крупных афер в истории банковского бизнеса. Всего за один день они заработали 200 млн фунтов. С помощью… голубей.

Натан Ротшильд разводил почтовых голубей и использовал их для получения важной информации с континента. Голубям привязывали на лапки шифрованные тексты, и они уносили братьям последние финансовые новости.

В 1815 году все фондовые биржи Европы, затаив дыхание, ждали новостей со сражения при Ватерлоо. Агенты Ротшильдов наблюдали за ходом сражения находясь «по разные стороны баррикад». Как только Джеймс узнал, что Англия победила, он немедленно сообщил брату о случившемся с помощью голубей. Натан узнал о победе Англии на 24 часа раньше, чем военное министерство. Утром он пришел на фондовую биржу очень мрачным. Финансисты знали, что благодаря голубям, Ротшильд всегда в курсе последних событий. Увидев его мрачное лицо, они решили, что Англия проиграла битву, и в панике начали продавать акции английских банков. А агенты Ротшильда эти акции скупили по дешевке.

Сегодня ценность информации только повышается. Например, эксперты из Ponemon Institute, утверждают что для того, чтобы 6 фирм из 10 обанкротились, достаточно утечки всего лишь 20% их конфиденциальной информации. А поскольку компании очень часто становятся жертвами неправомерных действий своих сотрудников, то неудивительно, что контроль информационной безопасности столь важен для их руководителей.

3. Быть в курсе.

Контроль сотрудников позволяет вовремя узнать о проблемах в выполнении тех или иных задач. Предупрежден — значит вооружен.

Как контролировать сотрудников на рабочем месте?

Для контроля за работой сотрудников на компьютерах лучше выбрать программные средства контроля.

Их можно поделить на 2 типа:

1. Ведущие контроль выполнения служебных обязанностей сотрудником.
2. Сосредоточенные на обеспечении информационной безопасности.

Выбрать один вариант невозможно, ведь для эффективной работы компании необходимы оба. Поэтому все чаще на рынке появляются комбинированные решения.

Почему Yaware.TimeTracker?

Yaware.TimeTracker - это система учёта рабочего времени, которая:

1. Фиксирует начало и окончание рабочего дня персонала. Это происходит автоматически с включением и выключением компьютера.
2. Определяет активность сотрудников на рабочем месте.
3. Мониторит работу всех подразделений компании, даже удаленных сотрудников.
4. Составляет список использованных в течение дня программ, приложений, сайтов.
5. Определяет продуктивность использованных программ.
6. Формирует результаты в удобном для анализирования виде.
7. Позволяет .

Использование системы не требует дополнительных затрат:

• не нужно нанимать технических специалистов — установить Yaware.TimeTracker может любой пользователь;
• не нужно закупать дополнительное оборудование, достаточно простого соединения с Интернет;
• обновления происходят автоматически и бесплатно.

Для пользования сервисом не надо специальных знаний. Отчеты просты, наглядно демонстрируют всю статистику рабочего времени сотрудников.

Подводные камни контроля сотрудников на рабочем месте

Организовывая контроль работы сотрудников очень важно не переусердствовать. Не забывайте, что слишком круто “затянув гайки” вы можете потерять лояльность своего персонала и атмосферу доверия.

Еще до внедрения системы учета рабочего времени постарайтесь сгладить острые углы и со стороны сотрудников. Объясните им, для чего необходим учет рабочего времени и что он может дать каждому из вас.

Сделайте контроль «дозированным». Не стоит постоянно акцентировать внимание сотрудников на том, что за ними следят. Это может очень плохо отразиться на производительности труда даже тех подразделений компании, где не нужны креативность и ощущение внутренней свободы для качественного выполнения работы.

В идеале сотрудники должны просто понимать, что в случае возникновения непонятных ситуаций, руководство может легко получить достоверную информацию об их работе.

Теперь вы знаете как организовать контроль сотрудников на рабочем месте и какие проблемы могут при этом возникнуть. Это поможет вам сделать его максимально эффективным.

“Кот из дома, мыши в пляс” – очень известная поговорка в семейной жизни. Но разве в бизнесе не так?

Один в один. Как только руководитель ослабляет контроль за работниками, так сразу сотрудники идут в разгул.

Поэтому контроль персонала очень важен, в ином случае Ваш бизнес можно назвать необузданным жеребцом, который так и норовит лягнуть или скинуть кого-нибудь.

Разбираемся, что и как нужно сделать, чтобы получить “рабочую лошадку” и счастливый персонал.

Типовая ситуация

Идеальный вариант для любой компании – это CRM. Но есть проблема, и она заключается даже не в стоимости и настройке, а в том, чтобы заставить работать всю команду в такой системе.

Как правило, именно на этом шаге всё сыпется. Всё это связано с тем, что нужно учиться, а учиться никто не любит.

Время контроля

Уже из пунктов выше у Вас могут появиться мысли о том, какая система контроля персонала Вам подходит (в нашей статье мы будем говорить в большей мере про специалистов по продажам). Но помимо формата контроля, его ещё можно разделить на время.

Первая часть проверки – это перед началом работ. Тот случай, когда мы оцениваем концепцию и план работы.

И уже на этом этапе можем сказать, что делать задачу нужно иначе. Второй случай проверки – это контроль во время выполнения действий.

Когда уже что-то делается и нужно сверить правильность движения. И последняя часть – это проверка по факту выполненных задач.

У нас в России принято проверять всё по факту. Когда сотрудник уже всё зафиналил, мы к нему подходим и начинаем стучать по голове за то, что он всё сделал неправильно и нужно переделывать.

Это плохо, господа. Ведь так мы теряем время и деньги. Поэтому нужно обязательно помогать в начале и в процессе.

Всё остальное

Ещё контроль действий персонала можно разделить на гласный не гласный, это когда Вы либо говорите и делаете всё публично, либо делаете это в тайне от сотрудников.

Также он ещё делится на территориальный (на работе, в жизни, на отдыхе) и организационный (за отделом, за бригадой, за сотрудником).

Но чаще всего это и так понятно. Главное, что Вам нужно запомнить из теоретической основы, это форматы и время.

И подводя итог, можно точно сказать, что пока Вы не следите за работой персонала, они работают на 40-80% от максимальной мощности. И с каждым месяцем они расслабляются, а Вы злитесь все больше и больше.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

10 МЕТОДов КОНТРОЛЯ

Вот Вы и прошли базовый теоретический курс про контроль персонала в организации. Но это же теория, которая лишь даёт понимание что это.

1. Планёрки

Недавно я проводил консультацию для клиента и он меня убеждал, что не видит необходимости в , так как им нечего обсуждать, ведь всё одно и то же из недели в неделю.

С одной стороны мысль вроде логичная, но с другой стороны это как в анекдоте:

Она: – Почему ты мне перестал говорить, что любишь меня?
Он: – Я уже один раз сказал, если что-то изменится, то я дам тебе знать.

Сотрудникам нужно говорить, что Вы их любите…тьфу! Их нужно мотивировать, показывать динамику выполнения плана и обязательно на таких стычках проверять по задачам.

Причём, делать это не только по выполненным, но и по тем, которые планируются и находятся в процессе выполнения.

2. Видеонаблюдение (открытое и закрытое)

Классика жанра среди методов контроля персонала в организации. Ставите много-много камер и получаете 24/7 контроль над всеми в рабочей зоне.

Для усиления эффекта можно поставить камеру со звукопередачей, таким образом, это поможет не только проверять факт работы, но и то, как они это делают. Например, работают ли они по скриптам и в целом как общаются с клиентами.

Видеонаблюдение Вы можете разместить гласно и негласно. Идеальная схема это и так, и так.

Чтобы про часть камер сотрудники знали, а про другую часть нет. И те, что снимают скрыто, нужны для того, чтобы выявлять особо тяжкие случаи.

Кстати, обязательно получите разрешение на съёмку от своих работников, а то влетите на штраф.

3. Тайный покупатель

Я обожаю проводить тайных покупателей. А вот сотрудники их просто терпеть не могут, так как считают, что таким образом мы сомневаемся в их эффективности.

Помимо CRM можно использовать другие, более простые схемы, например, отчётность по .

Но я Вам приготовил самый простой вариант ежедневного отчета. Уровень “супер-новичок”, но этого достаточно, чтобы начать. Пример ниже.

Отчет, вариант 1

Либо можете использовать такой вариант отчета. Он еще проще и заполняется в таблице. Кстати, мы для маленьких компаний в используем Google Docs .

Таким образом все файлы можно смотреть и редактировать с любой точки мира, что упрощает изучение работы персонала.

Отчет, вариант 2

8. Рабочее время и действия

Следить программно за рабочим временем можно двумя способами. Самый простой это поставить на входе систему, с которой сотрудник должен провзаимодействовать при приходе, уходе и перерывах на работе.

Есть разные подходы. На работе в Америке я проводил карточкой. В более крупных компаниях я видел биометрическую проверку (отпечатки пальцев).

В системе Битрикс24 есть функционал распознавания лиц с помощью камеры на планшете.

Более сложный подход в – это установка на компьютеры специальных программ, которые фиксируют во сколько была начата и закончена работа, какие программы открывались и сколько времени в каждой из них работал сотрудник.

Помимо времени Вы ещё увидите совершённые действия. Мы такой подход практикуем для дистанционных работников.

Учет времени

9. GPS

Для специалистов-путешественников (обычно это торговые представители) Вы можете использовать отслеживание их местоположения по GPS в машине, специальному трекеру или планшету, который они обязаны носить всегда с собой.

В компаниях по грузоперевозкам это must have, так они определяют количество израсходованного бензина (и многое другое).

В случае менеджеров, Вы сможете видеть реально заезжал специалист к клиенту или навешал Вам лапшу.

Также сможете понять отлучался ли он по своим делам и на сколько. Причём, рекомендую новичкам не говорить, что у них стоит GPS, и таким образом изучить как они себя ведут.

А уже после испытательного срока поздравить с успешным прохождением проверки.

10. Экзамены

Смотря сейчас на старания родителей и школьников при подготовке к ЕГЭ, у меня возникают спорные чувства.

Сначала думаешь зачем всё это ввели, ведь жили до этого нормально, но с другой стороны ученики стали реально больше готовиться, а значит лучше погружаться в тему.

То же самое нужно и Вам реализовать в своей компании. Промежуточные экзамены в ходе всей работы.

Они могут казаться простыми и глупыми для “опытных монстров” Вашей команды. Но другие сотрудники могут изрядно попотеть.

К тому же, это прекрасный повод для всех лишний раз заглянуть в , иначе она бы пылилась на полках с веков адаптации сотрудников.

Тест

ИСТОРИЯ ПРО ЛЯГУШКУ

Вы наверняка слышали историю про лягушку и кастрюлю?! Нет? Вы очень многое упускаете. Её можно применить ко многим темам, но тут она как никогда кстати. Слушайте и записывайте.

Учёные задались вопросом: “Как сварить живую лягушку?”. Как Вы думаете, что нужно сделать этого?

Была выявлена масса способов. Те, что сковывали и парализовывали лягушку, сразу отпали, ведь это не честно. Поэтому осталось всего два.

Первый способ, самый очевидный. Взять кастрюлю, налить в неё воду, вскипятить её и после чего кинуть туда нашего подопытного. Задумка неплохая, но провалилась.

Лягушка сразу выпрыгнула, ведь и не прошло секунды, как она почувствовала неладное и выпрыгнула.

Второй способ пошёл от отобранного. Также взяли кастрюлю, налили в неё воду, но перед кипячением туда положили лягушку. То есть она оказалась в комфортной воде.

Логично, она не выпрыгнула, а стала там плавать. Но нам же нужно сварить. Поэтому ученные просто включили медленный огонь, в результате которого, лягушка ничего не почувствовала и сварилась.

КАК ИСПОРТИТЬ КОНТРОЛЬ

Историей про лягушку я хочу донести до Вас мысль, что в контроле персонала на предприятии всё нужно делать постепенно.

Люди ничем не отличаются от братьев меньших. Они также “делают ноги”, когда чувствуют неладное, в случае бизнеса, это в том числе резкое внедрение какой-либо системы и средств контроля.

Помимо резкого внедрения, у Вас могут быть другие серьёзные ошибки и, как специалист, который видел опыт разных компаний, спешу Вас познакомить с главными из них (мелочь пропускаем). Умоляю Вас, учтите эти моменты.

• Периодический контроль. “Сегодня хочу, завтра не хочу”. Сотрудники должны постоянно знать о том, что все их действия проверяют и делают это постоянно.

  Иначе расслабятся, ведь будут надеяться, что сегодня будет как всегда, Вы не будете проверять.

• Отсутствие наказаний. Если есть нормативы, значит должны быть меры при нарушении. Это логично и очевидно.

  Поэтому если Вы выявили проблему и человек не реагирует на предупреждения, то нужно принимать меры. Никто не любит наказывать, но делать это иногда нужно.

• Тотальный контроль. “Доверяй, но проверяй”, – помните такую фразу? Это применимо и к бизнесу.

  Сотрудники должны быть свободны в своих действиях и не чувствовать тотального надзора, но при этом знать, что “большой брат” следит за ними.

Коротко о главном

Раз Вы дочитали статью до этой строки, значит Вы реально оценили необходимость контроля персонала.

Это хорошо и здорово. В этой статье Вы узнали как контролировать работников, какие форматы и методы контроля бывают.

Как Вы могли заметить, я умышленно не писал мелкие и очевидные способы, по типу: устные вопросы, отметки на флипчарте, ведение ежедневника. Мы с Вами разобрали именно то, что реально работает и проверено нами.

И напоследок, хочу закончить материал такой мыслью – “Проверять нужно не нарушения, а победы”.

Это не отменяет факт поиска проблемных зон и штрафования за них, эта фраза говорит Вам, что людей больше мотивирует возможность получить больше денег или поощрение за выполнение задач. Всё должно быть в меру.

П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы -проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени - это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

• Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
• Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
• Определять время окончания работы.
• Выявлять прогульщиков.
• Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса - 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

• человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
• форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников - с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

• выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
• телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
• скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
• содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
• присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

• итоговые - оценка результатов завершенного проекта в целом;
• промежуточные - контроль проделанной работы за указанный срок;
• периодические - подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
• избирательные - нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов.

Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант - ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ - установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании - система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего - - это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную - посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

• нарушителей дисциплины - сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
• работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
• сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и - в крайнем случае - нервным срывом.
• сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция - возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.