Форма делового письма на английском - это структура написания официального письма на английском языке.

Какое может быть дело без делового письма? Человеку, который собирается связать свою жизнь с английским языком, рано или поздно придется написать подобное письмо, будь то переписка между соискателем и отделом кадров компании или рутинная деловая переписка между подразделениями фирмы. Для изучающих английский официальное письмо кажется рубиконом, который им никогда не перейти. На самом деле здесь нет ничего сложного. Деловое письмо состоит из коротких ёмких фраз и устойчивых выражений. Чем проще написано письмо, тем лучше.

До сих пор многие официальные письма пересылаются по обычной почте, а не электронной. Их еще называют «snail-mail» (письмо-улитка), чтобы подчеркнуть отличие от e-mail. За исключением некоторых различий в форматировании «бумажные» письма пишутся по таким же требованиям, как электронные. Выбор формата бумаги, отступы и шрифты являются общепринятыми и не имеют отличий, когда речь идет о письме на английском.

1. Любое письмо обычно начинается с адреса отправителя. Это может быть официальный бланк компании - тогда адрес уже находится на нужном месте вместе с логотипом. В адрес включается название компании, номер дома, название улицы, города, страны (заглавными буквами) и в последнюю очередь – почтовый индекс. Именно в такой последовательности. ФИО отправителя писать не нужно, они будут обозначены в конце письма. Если вы указываете домашний адрес (например, отправляя резюме), начните с номера квартиры.

2. Далее следует дата. Если письмо писалось в течение нескольких дней, обозначается дата, когда письмо было закончено. Если вы пишете в американскую компанию, используйте формат: месяц, число, год (May 9, 2011). Англичане предпочитают формат: день, месяц, год (7th of July, 2012).

3. Третьим абзацем является адрес получателя. Всегда предпочтительно адресовать письмо определенному человеку – его имя указывается в начале адреса. Как дань уважения, перед именем ставится сокращение обращения: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс, для незамужней женщины), Mrs. (миссис – для замужней женщины или той, чей статус неизвестен). Если вы знаете какое-либо другое звание или титул адресата – вместо предложенных укажите его. Обычно люди не возражают, если указывается звание более высокое, чем реальное. Затем адрес оформляется также, как адрес отправителя (название компании, номер дома и т.д.). И адреса, и дата размещаются по левому краю письма, причем адрес располагается компактно (см. шаблон).

4. Далее следует приветствие и обращение к адресату. Универсальной считается фраза “Dear….,”. “Dear” в данном случае имеет значение «уважаемый». Имя указывается в соответствии с тем, которое было упомянуто в «шапке» письма, с учетом звания. Если вы состоите в продолжительной деловой переписке с человеком, равным по статусу или стоящим ниже вас, допустимо обращение по имени (и даже предпочтительно в американских компаниях) – “Dear Mary”. Если по имени невозможно определить, мужчина это или женщина, постарайтесь уточнить это, позвонив в офис компании, в противном случае используйте полное имя – “Dear Seiko Manoyama”. В случае, если вы пишете нескольким людям, следует обратиться к ним “Dear Sirs”. Обращение представляет собой отдельный абзац. К слову сказать, американцы после обращения не используют запятую – только двоеточие “Dear Mr. White:”

5. В следующем абзаце начинается «тело» письма. Деловая переписка характерна сжатостью. Допустимо небольшое дружественное вступление в 1-2 предложения. Затем – переход к сути. Текст должен быть разбит на небольшие смысловые абзацы, разделенные интервалом.

6. Последний параграф обычно подтверждает идею письма и указывает на необходимость каких-то действий.

7. Прощание также представляет собой отдельный абзац, расположенный через один-два пробела от «тела» письма. Наиболее распространены фразы “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Yours faithfully”, “Best regards”. После любой из этих фраз ставится запятая и делается абзац для подписи. Еще ниже располагаются фамилия и инициалы автора письма печатными буквами. Если после заключительной фразы нет текста, никакие знаки препинания не нужны. Электронное письмо подписать невозможно, поэтому в таком случае дополнительное место оставлять не нужно. Вместо этого добавьте свой номер телефона, электронный адрес и название компании, расположив их ниже имени.

Если копия письма направлена еще какому-либо сотруднику, это следует указать ниже подписи сокращением “cc: JohnSmith”. Если письмо имеет электронную форму, копии не указываются. Приложения к письму обозначаются словом “Enclosure” либо сокращением “Enc: catalog”.

Образец письма

Matryoshka Ltd.
34 Tverskaya street
Moscow, 121121

Mrs. Diana Ross
World Treasures Inc.
100 East 24th Street
Washington, 20024
USA

Dear Mrs. Ross:

I received your address from “The Moscow Times” and would like to propose your cooperation with

our company. We produce Russian nesting dolls called “Matryoshka” that are famous among tourists

visiting Russia. Our dolls are made of sound wood and are colored with natural paint.

The catalog numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes.

We offer considerable discounts for our regular customers.

You will find enclosed our latest catalog. We would be happy

to have an opportunity to do business with your company.

Sincerely yours,

Mikhail Smirnov
Senior Manager

Enclosure: catalog

Перевод письма

Уважаемая миссис Росс,

Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой.
Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию. Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки.
К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.

С уважением,
Михаил Смирнов
Старший менеджер

Приложение: каталог

Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.

Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.

Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:

Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.

Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура. Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.

Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:

1. весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
2. красная строка не используется;
3. пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
4. выравнивание делается по левому краю.

Правило №2: Пишите простым и понятным языком.

Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.

Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.

Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:

• название компании
• номер дома, улица
• город, почтовый индекс
• страна

Online-school of foreign languages "LINGVISTER"

Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.

Правило №4: Обратите внимание на формат даты.

Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.

Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.

В США и Канаде последовательность другая - месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.

December 16, 2014

Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.

Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:

• полное имя
• должность
• название компании
• номер дома, улица
• город, почтовый индекс
• страна

Mr Christopher Nolan

Executive Producer

Syncopy Films Inc.

4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203

Burbank, CA 91522

Правило №6: Выберите приветствие и обращение.

Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.

В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:

Dear Mr Vice President:

Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:

Dear Christopher,

В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:

Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:

Dear Sir or Madam,

Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.

Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.

SAN DIEGO COMIC CON 2014

Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».

В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:

• I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
• I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
• I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
• I would appreciate your immediate attention to this matter.
• I appreciate any feedback you may have.

Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.

Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:

Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:

Dear Mr Nolan…Yours sincerely,

В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:

Dear Sir or Madam…Yours faithfully,

Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!

Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.

Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма - мужчина, но если автор - женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).

Yours sincerely,

Yours sincerely,

SUSAN HAYWARD (Mrs)

Правило №10: Упомяните вложения в письме.

Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.

Yours sincerely,

SUSAN HAYWARD (Mrs)

Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.

Люди писали друг другу письма с незапамятных времён. По письмам можно судить о характере человека, его образовании, увлечениях, а главное – о том, насколько хорошо он владеет языком, на котором пишет. Те, кто изучают язык, рано или поздно столкнуться с необходимостью узнать, как правильно писать письма на английском языке.

Письмо может понадобиться при поступлении в высшее учебное учреждение за рубежом, при сдаче языкового экзамена, при устройстве на работу. Но не только в мире делового общения важно знать, как писать письмо на английском. Неформальная переписка тоже может оказать влияние на вашу жизнь, общение с друзьями и знакомыми. По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке. Стоит также повторить . Прежде чем начать писать письмо, необходимо определить, с какой целью вы это делаете, а значит – определить тип письма.

Типы писем на английском

Все письма можно поделить на личные (Personal letter) и деловые (Business letter). О переписке с партнерами по бизнесу и главных табу деловой переписки мы рассказывали раньше, сегодня более подробно обсудим правила личной переписки. Существуют ли общие строгие правила составления писем на английском языке? Если речь идёт о личной переписке, ответ очевиден – нет. Это в деловой документации, общении с партнёрами по бизнесу часто используются шаблоны писем на английском. Личная переписка – это ваше личное дело, уж простите за тавтологию. И все же, есть несколько советов, которые помогут сделать переписку более приятной для вас и человека, с которым вы ведёте эпистолярную беседу. Кроме того, если вы – новичок в мире английского, первые письма все же лучше попробовать писать с помощью шаблонов.

Разумеется, поток сознания – вещь хорошая, но только в произведениях Джойса. Если хотите, чтобы ваше письмо было дочитано до конца – уважайте адресата. Постарайтесь сделать текст удобным для чтения. Конструкция письма на английском языке – такой же важный элемент, как и смысл, который вы вкладываете в написанные слова.

В письме, как правило, есть такие структурные элементы:

• обращение – отдельная строка
• краткое вступление (в котором можно сослаться на предыдущие контакты, ранее написанные письма и т.д.) – отдельный абзац
• основная часть – несколько абзацев
• заключение – отдельная строка
• завершающая фраза – отдельная строка
• подпись (только имя) – отдельная строка
• в правом верхнем углу стоит указать адрес автора и дату под адресом

Предлагаем образец письма на английском языке, с такой структурой:

Форма обращения всегда зависит от степени знакомства с лицом, к которому вы обращаетесь в письме. Приведём несколько примеров.

• Dear John! – обращение к другу, родственнику
• Dear Sir – обращение, если этот Джон – ваш начальник. Официальное обращение.
• My dear Sir – обращение, которое можно использовать в личной переписке с иронией
• Dear Mr. Smith – официальное обращение к малознакомому человеку (вы не знаете, кто такой Джон)

Совет 3. Несколько важных моментов, на которыe стоит обратить внимание

1. Если вы не знаете пол адресата – напишите его фамилию полностью: Dear T.K. Spinazola

2. Если не знаете, какое сокращение лучше использовать: Miss или Mrs, так как вам неизвестно, состоит ли в браке женщина, используйте нейтральное Ms.

3. Если пишите письмо двум людям, укажите оба имени в обращении

4. Эти обращения нельзя сокращать: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator

5. Эти обращения никогда нельзя использовать полностью Mr., Ms., Mrs. и Dr.

Для того, чтобы правильно написать письмо в первый раз, неплохо иметь под рукой образец письма на английском языке.

Шаблонные фразы для написания писем

5 шаблонов вводных фраз:

• It was great to get your letter….
• Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you.
• Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages….
• Sorry I haven’t written for so long but….
• I was really pleased to hear that…

Эти фразы нейтральны, с них вы можете начать письмо к любому адресату. Иногда бывает трудно подобрать слова, особенно, если пишешь не на родном языке. Шаблонные фразы помогут вам структурировать текст письма, правильно оформить вами мысли.

5 шаблонов заключительных фраз:

• I would really like you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans.
• Please give/send my regards (love) to your….
• And write and tell me your plans for….
• Write back soon!
• If you want to know anything else, just drop me a line.

Шаблон письма с просьбой дать совет (5 вариантов):

• I am writing to ask for your advice
• Can you give me your advice?
• I’ve got a problem and I need your advice.
• What do you think I should do?
• Do you think I should…?

Фразы для разных писем:

Желаем только хороших и теплых писем!

Какое чувство вы испытываете, когда, открыв свой почтовый ящик для проверки почты, вы обнаруживаете в нем письмо от коллеги на английском языке? У большинства людей это вызывает панику. Далеко не многие умеют грамотно составлять письма на английском языке. Если под рукой есть кто-то знающий и владеющий английским, то можно перепоручить ему ознакомиться с письмом и подготовить ответ. Но сколько можно платить другим за то, что вы можете научиться делать сами?

Бизнес-переписка, конечно, сложный навык, но нет ничего такого, чем вы не смогли бы овладеть. А мы с радостью поможем вам в этом. Итак, сегодня наша статья посвящена электронным деловым письмам на английском языке.

Прежде всего, давайте ознакомимся с ключевой лексикой по этой теме:

• Sender ["sendə] (от слова send - отправлять) - отправитель письма. Вы можете идентифицировать отправителя по слову from (от) в шапке письма.
• Reсeiver (от слова receive - получать) - получатель письма. В шапке письма обозначается предлогом to . Также используются слова addressee [ˌædre"siː] и recipient .
• Subject ["sʌbʤekt] - тема письма.
• Signature ["sɪgnəʧə] - подпись отправителя.
• Importance option [ɪm"pɔːt(ə)n(t)s] - пометка о важности письма.
• Attachment [ə"tæʧmənt] - вложение (текстовые файлы, изображения, прикрепленные к письму).
• СС (carbon copy) - копия письма. Когда отправитель посылает письмо нескольким адресатам и вы видите, кому еще отправлена копия.
• BCC (blind carbon copy) - невидимая копия, "слепая копия". Когда письмо рассылается нескольким адресатам, но имена других получателей письма скрыты от вас.

Любое письмо, тем более деловое, должно начинаться с приветствия.

На английском роль приветствия играет слово Dear , но в этом контексте оно переводится не как "дорогой", а как "уважаемый":

Dear Mr Smith,
Dear Sally,

В том случае, если вы пишете письмо адресату, который вам неизвестен, то начинайте свое письмо так:

Dear Sir or Madam,

Если ваше письмо предназначается для группы людей, то вы можете начать его так:

Dear all,
Dear team,
Dear colleagues,

После обращения ставится запятая и письмо продолжают писать с новой строчки с заглавной буквы.

Теперь, забегая немного вперед, хотелось бы сказать пару слов о том, как заканчивать письмо. Как ни странно, окончание письма может зависеть от приветствия, которое вы использовали в начале. Если вы обращаетесь к человеку по имени в начале письма, то в конце вы должны написать Yours sincerely, ... (Искренне ваш, ...). Если в вашем приветствии вы пишете Dear Sir or Madam , то окончанием будет Yours faithfully, ... (Искренне ваш, ...). Конечно же, существуют и другие варианты окончания письма, но о них позже.

Изначально, устанавливая контакты с клиентами и коллегами, следует придерживаться формального стиля переписки, поэтому в этой статье мы сосредоточим внимание на формальных выражениях и фразах, которые пригодятся вам для написания деловых писем. Чтобы вспомнить разницу между официальным и неофициальным стилем писем на английском языке, рекомендуем вам перечитать .

Как начать письмо? Если вы пишете первым, либо предварительного контакта между вами и адресатом еще не было, нужно объяснить причину письма (purpose ):

We wish to inform you of (our new discounts). - Мы хотели бы сообщить вам (о наших новых скидках).

I am writing in reply to (your advertisement). - Я пишу в ответ (на ваше объявление).

I am writing concerning (your latest statement). - Я пишу в связи с (вашим последним заявлением).

I am writing with regard to (the latest news). - Я пишу в связи с (последними новостями).

I am writing to remind you about (the meeting next Monday). - Я пишу, чтобы напомнить вам о (встрече в следующий понедельник).

I am contacting you in connection with (the increased popularity your new product). - Я пишу вам в связи (с возросшей популярностью вашего нового продукта).

Используя эти фразы, вы сможете без труда объяснить причину, по которой вы связываетесь с человеком.

Если вы знакомы с адресатом, встречались с ним, созванивались, переписывались, то в начале письма стоит упомянуть предыдущий контакт (письмо, сообщение, встречу, телефонный звонок):

With reference to (your recent letter) I want to know .... - Ссылаясь на ваше недавнее письмо, я хотел бы знать...

In reply to (your e-mail), I am sending you information. - В ответ на ваше письмо, я высылаю вам информацию.

I refer to (your last phone call). - Я ссылаюсь на наш недавний телефонный разговор.

We understood from your letter that (you are going to organise a trade fair). - Как мы поняли из вашего письма, (вы собираетесь организовать выставку-продажу).

We were glad to receive your (invitation). - Мы рады получить (приглашение от вас).

Further to our (e-mail from 1st May), I would like to (send you the agenda). - В дополнение к (нашему письму от первого мая), я хотел бы (отправить вам программу работы).

I would like to apologize for (the delay in delivery). - Я хотел бы принести извинения за задержку с доставкой.

I am writing to you in response to (your enquiry). - Я пишу в ответ (на ваш запрос).

В случае, если вы пишете не от собственного имени, а по чьему-то поручению или от лица коллектива, используйте фразу On behalf of... :

I am writing on behalf of the association of shareholders. - Я пишу вам от имени ассоциации акционеров.

On behalf of Mr Black, I you to take part in our annual conference. - От лица мистера Блека, я хотел бы пригласить вас принять участие в нашей ежегодной конференции.

После того, как написано приветствие и цель, вам необходимо переходить непосредственно к основной части (body, main part ). В зависимости от цели вашего письма будет различаться структура и выбор средств написания его основной части. Выделяют следующие функции деловых электронных писем:

• Inviting - приглашение
• Apologizing - извинение
• Informing - информирование
• Requesting/ Enquiry - запрос
• Complaining - жалоба
• Thanking - благодарность и другие

Каждый тип письма имеет свою структуру, специальную лексику и набор фраз. На страницах нашего сайта мы будем рассматривать особенности составления и написания каждого из вышеперечисленных типов деловых писем, так что следите за обновлениями!

Не забывайте разделять основную часть письма на абзацы, используя маркеры:

Firstly, ... - В первую очередь,...
First of all, ... - Прежде всего,...
Secondly, ... - Во-вторых, ...
Thirdly,... - В-третьих, ...
Finally, ... - В заключение, ...

Когда основная часть написана, вам остается только написать заключительную часть (closing ). Она в некоторой мере зависит от основной части и от цели вашего письма. В ней обычно еще раз благодарят за информацию, приглашение, помощь:

Thank you again for the invitation, I am pleased to be invited to the ceremony. - Спасибо еще раз за приглашение, я рад, что вы пригласили меня не церемонию.

I appreciate your help. - Я ценю вашу помощь.

I am grateful for your assistance in the project. - Я благодарен за вашу помощь в проекте.

Можно высказать желание и готовность предоставить дополнительную информацию, помощь, консультацию:

Please, contact me if you need further information. - Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вы нуждаетесь в дальнейшей информации.

Feel free to contact me if you need my help. - Не стесняйтесь связываться со мной, если вам нужна помощь.

You can count on me when you need a consultation. - Вы можете рассчитывать на меня, если вам нужна консультация.

Часто ссылаются на будущий контакт и высказывают пожелания по поводу скорейшего ответа:

I am looking forward to your reply. - Я буду ждать вашего ответа.

Please deal with this issue urgently. I expect information from you tomorrow. - Пожалуйста, срочно разберитесь с этим вопросом. Я ожидаю информации от вас завтра.

Если вы высылаете что-либо во вложении, то добавьте пару слов об этом:

See files attached to this message. - Посмотрите файлы во вложении.

I attach the copy of the contract for your consideration. - Я прикрепляю копию контракта для вашего рассмотрения.

You can find the pictures in the attached files. - Вы найдете фотографии во вложении.

Наконец, высказывают определенные надежды (на сотрудничество, на взаимопомощь, на полезность предоставленной информации):

I hope the information was helpful for you. - Я надеюсь, что информация вам пригодилась.

I hope our response has answered your enquiry. - Я надеюсь, что наш ответ прояснил ваш вопрос.

И последняя часть вашего письма - заключительная фраза. Как уже упоминалось ранее, её выбор может зависеть от приветственной фразы. Если ваше письмо очень официальное, то когда вы обращаетесь по имени, то пишите Yours sincerely , а в случае, если вы не знаете имени адресата, тогда - Yours faithfully .

Но существует еще ряд фраз, среднего уровня формальности, которыми заканчивают деловые письма:

Best wishes,
Best regards,
Kind regards,
Sinсerely,
Many thanks,
All the best,

После заключительной фразы ставится запятая, а имя автора письма указывается на следующей строке.

Иногда (особенно на этапе установления контакта) ниже указывают должность и место работы, а также контактные данные (почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты):

Best regards,
Maria Ray
Administrative Officer
UNFT
tel.+112233445566
[email protected]

Следите за нашими обновлениями, присоединяйтесь к нам в