Несмотря на то, что сегодня преимущество за электронными письмами, обойтись без традиционной почты в некоторых случаях просто невозможно. Как в обычной жизни, так и по работе нам часто приходится сталкиваться с оформлением официальных документов.

Знания о том, как правильно написать официальное письмо на английском языке пригодятся во многих случаях. Например, составить сопроводительное письмо к резюме или для университета, написать деловое письмо в банк или консульство, да и во многих других.

Из этой статьи вы узнаете, как написать и оформить деловое письмо на английском языке с примерами и переводом. А также, какие существуют правила бизнес-переписки и какие фразы помогут в составлении официальных писем.

Виды деловых писем

Официальные письма можно разделить на несколько основных категорий:

> Congratulation letter - Письмо-поздравление

Например, с повышением по службе коллеге или с праздником для партнера по бизнесу.

> Thank-you letter - Письмо-благодарность

Отправляется в благодарность, например, сотруднику за хорошую работу.

> Commercial offer - Коммерческое предложение

Направляется фирмам с предложением о сотрудничестве.

> Acceptance letter - Письмо-подтверждение

Это письмо о том, что вы готовы принять предлагаемую вам должность

> Application - Заявление

Заявление может быть разных форм, но обычно используется в переписке о работе, когда вы предлагаете свою кандидатуру на открытую вакансию.

> Complaint letter - Письмо-жалоба

Отправляется в компанию или фирму, товаром или услугой которой вы остались недовольны.

> Enquiry letter - Письмо-запрос

Пишется в компанию для того, чтобы узнать о товаре,услуге или, например, поинтересоваться наличием вакансий в компании.

> Refusal letter - Письмо-отказ

Cодержит отказ в предоставлении информации, возможность принять кандидата на работу и т.п.

И другие, более узкоспециализированные виды деловых сообщений.

Общие правила официальной переписки

Деловой этикет и принципы официального общения одинаковы в разных странах. Примерно по одним и тем же шаблонам составляются жалобы в банк как в России, так и в Англии. По одному и тоже принципу пишутся деловые письма как в Японии, так и в Германии.

Поэтому достаточно один раз научиться правильно составлять официальное письмо на английском языке - и эти знания будут выручать вас всю жизнь.

Деловое письмо должно быть:

• Правильно оформленным
• Коротким и содержательным
• Написанным грамотно
• Вежливым, даже если это жалоба

Если вы составляете ответ на какое-то официальное письмо или запрос - обратите внимание на то, в каком тоне оно написано, как оформлено и какие формулировки в нем используются. Это поможет вам при составлении ответного письма.

Стиль деловой переписки

В официальных документах важно соблюдать общепринятые языковые нормы и не позволять себе вольностей. Не стоит использовать сленг, сокращения и особо эмоциональные слова.

Всегда сохраняйте деловой тон и проявляйте уважение к адресату. В деловом английском языке часто используются модальные глаголы для придания речи официальности.

Например, вместо «Please, send me...» («Пожалуйста, вышлите мне...») лучше написать: «I would be grateful if you could send me...» («Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).

И конечно, старайтесь избегать больших и громоздких речевых конструкций. Следуйте простому правилу: не уверены в значении слова или правильности фразы - не пишите. Лучше переформулировать предложение, чем запутать получателя.

Структура делового письма в английском языке

В Англии существует ряд правил, ориентируясь на которые можно составить любое официальное обращение.

Письма, которые отправляются по почте от имени организации должны быть напечатаны на фирменном бланке с указанием реквизитов.

Адрес

Адрес отправителя располагается, как правило, в верхнем правом углу. В нем может быть указано название компании, физический адрес и контакты. Собственное имя отправителя может не указываться, если письмо написано от имени компании.

Адрес получателя располагается на листе слева, ниже адреса отправителя.

Пример написания адреса отправителя и получателя:

134-146 Curtain Rd

Дата

Расположение даты - довольно свободное. Обычно ставится ниже или выше адреса получателя.

Совет: обратите внимание на формат даты. В США и Великобритании даты пишутся по-разному. В США сначала пишут месяц, а затем - дату. Например, 10.26.17 = October 26, 2017.

Если письмо confidential (имеет конфиденциальный характер), то обычно это указывается до начала строки с адресом.

Обращение

Если вам известно имя адресата и его должность - обязательно указывайте его в начале письма.

• Mr - обращение к мужчине (Dear Mr Smith)
• Mrs - обращение к замужней женщине (Dear Mrs Smith)
• Miss - обращение к незамужней девушке (Dear Miss Smith)

В последнее время считается некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Вместо этого можно использовать нейтральное обращение Ms (Dear Ms Smith).

Если имя неизвестно, то можно использовать нейтральные Dear Sir или Dear Madam.

Совет: обратите внимание на пунктуацию.

В британском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms точка не ставится, а после имени идет запятая.

Dear Mrs Smith,

В американском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms ставится точка, а после имени идет двоеточие.

Dear Mrs. Smith:

Если вы пишите от своего имени - то используете I (я), если от лица компании - то we (мы).

Также, если вы пишите письмо компании или в фирму и не знаете имени получателя письма - используйте нейтральное обращение Dear Sir/Madam (уважаемые господа).

Перед отправкой письма обязательно убедитесь, что имя получателя указано верно. Ничто не может так испортить первое впечатление от официального письма, как ошибка в имени при личном обращении.

Если контакт с получателем уже налажен - после обращения не лишним будет добавить вежливую фразу. Например,

Hope you are well! - Надеюсь, у вас все хорошо!

I was pleased to meet you at the conference last week - Мне было приятно встретиться с вами на конференции на прошлой неделе

I hope you are enjoying your business trip - Надеюсь, вы наслаждаетесь вашей деловой поездкой

Congratulations on your promotion! - Поздравляю с повышением!

Если вы составляете письмо в продолжение к предыдущей переписке, встрече или телефонному разговору, то можно употребить следующие вводные фразы:

Thank you for your prompt response - Благодарю вас за ваш быстрый ответ

Thank you for your message - Благодарим вас за ваше сообщение

With reference to your last phone call… - Ссылаясь на ваш последний телефонный звонок, ...

Further to our conversation... - В продолжение нашего разговора...

Официальное письмо должно быть простым, ясным и коротким.

В первом абзаце следует четко обозначить цель письма: запрос, жалоба, обращение, предложение сотрудничества и т.д.

Обычно он начинается с вводной фразы «I am writing…» (Я пишу, ...). Писать письмо можно с разными целями. Например:

to enquire about... - чтобы узнать о...

to apologize for... - чтобы извиниться за...

in connection with... - в связи с...

in reference to... - в отношении...

to get more details about... - чтобы уточнить детали...

to explain - чтобы объяснить

to remind – чтобы напомнить

to congratulate – чтобы поздравить

to request – чтобы сделать запрос

to inform – чтобы проинформировать

Другие варианты начала письма:

I apologize for… - Я извиняюсь за…

I confirm that… - Я подтверждаю, что...

I would like to clarify… - Я хотел бы уточнить...

I kindly ask you to… - Прошу вас...

Второй абзац должен раскрывать суть первого и пояснить саму цель письма. Излагайте мысли по существу и избегайте ненужных фактов и оборотов речи.

В заключительном абзаце следует писать о том, каких действий или результата вы ждете от получателя письма. Это может быть просьба вернуть товар, приглашение на встречу, запрос дополнительной информации и т.д.

Не стоит перегружать письмо личными местоимениями. Лучше обратить внимание на получателя, особенно если это письмо от имени фирмы. Будьте любезны и внимательны к человеку, которому пишите - это поможет создать хорошее впечатление и наладить полезные долгосрочные контакты.

Завершение письма

В заключение не забудьте поблагодарить получателя и выразить надежду на скорый ответ.

Сделать это можно при помощи фраз:

Thank you for your interest in… - Благодарим вас за ваш интерес к...

I am looking forward to your confirmation - С нетерпением жду вашего подтверждения

I shall be pleased to answer your questions - Я буду рад ответить на ваши вопросы

Please, inform me / let me know in the shortest time possible… - Пожалуйста, сообщите мне в кратчайшие сроки...

Your early reply will be appreciated- Будем благодарны за скорый ответ

Looking forward to hearing from you soon / in the near future - С нетерпением ждем ответа от вас в скором времени / в ближайшем будущем

В конце письма можно использовать стандартную фразу для подписи - Yours faithfully / Kind regards (С уважением). Особенно, если пишите письмо в компанию. Если вам известно имя получателя и контакт с ним уже налажен - можно подписать письмо фразой Yours sincerely (Искренне ваш).

Если вы хорошо знакомы с получателем - можно использовать разные варианты фразы «С наилучшими пожеланиями»: Best wishes или Warmest regards .

После прощания ставится запятая, а имя и фамилия отправителя пишутся с нового абзаца. Если вы указываете должность и название компании - лучше также начать с нового абзаца. Знаки препинания в конце этих строк не нужны.

Если это электронное письмо - то этой фразы и подписи с вашими контактными данными будет достаточно.

Если это обычное письмо - оставьте ниже строку для росписи и рядом с ней напечатайте свое имя и фамилию.

Полезные фразы для составления официального письма на английском языке с переводом

Деловая переписка не похожа на обычный диалог, но и в ней есть речевые обороты, которые помогут выразить мысль официально и в нейтральном тоне. Обратите внимание на следующие обороты, часто использующиеся в официальных документах:

In view of the fact that... - Ввиду того, что...

Further to / In addition to... - В дополнение к...

Depending on the... - В зависимости от...

Otherwise - В противном случае

In consequence of… - В результате, вследствие...

In case of need - В случае необходимости

Furthermore - К тому же, кроме того

Despite of all efforts - Несмотря на все усилия

In regard to... - В отношении...

As soon as possible - Как можно скорее

Under present circumstances - При данных обстоятельствах

According to... - Согласно...

Nevertheless - Тем не менее

Seeing that... - Учитывая, что...

Unlike... - В отличие от...

Полезные фразы для официальных писем на английском языке с переводом:

Thank you for your letter - Благодарю вас за ваше письмо

I am writing you following our conversation - Я пишу вам в продолжение нашего разговора

Please accept my sincere gratitude - Пожалуйста, примите мою искреннюю благодарность

I’m very obliged to you - Я вам очень обязан

In response to your request - В ответ на ваш запрос

In conformity with your instruction - В соответствии с вашими указаниями

In accordance with the terms of our agreement - В соответствии с условиями нашего соглашения

We are writing to inform you... - Мы пишем, чтобы сообщить вам...

I regret to inform you... - К сожалению, сообщаю вам...

I have been informed that... - Мне сообщили, что...

We confirm that... - Мы подтверждаем, что...

We are obliged for your letter of - Мы признательны за ваше письмо

Returning to our correspondence... - Возвращаясь к нашей переписке...

This is to inform you that... - Информирую вас о том, что... / Настоящим ставим вас в известность о том, что...

With reference to your inquiry / letter - Ссылаясь на ваш запрос / ваше письмо

I have the pleasure to inform you... - Я имею удовольствие сообщить вам, что...

Thank you for your prompt attention to this matter - Благодарим вас за незамедлительное внимание к этому вопросу

We are very sorry to hear that... - Нам очень жаль слышать, что...

Please accept our apologies for... - Пожалуйста, примите наши извинения за...

To compensate for the inconvenience caused... - Для возмещения причиненных неудобств / Чтобы компенсировать неудобства, вызванные...

We apologize for delay - Мы извиняемся за задержку

Excuse my disturbing you - Простите за беспокойство

Please keep us informed - Просим держать нас в курсе

Please note - Пожалуйста, примите к сведению

We thank you and hope to receive the answer from you soon - Мы благодарим вас и надеемся вскоре получить ответ от вас

In the light of the above we are... - В свете вышеизложенного, мы...

We shall appreciate your cooperation in this matter - Мы будем благодарны за ваше взаимодействие в этом вопросе

We will be obliged for an early reply - Будем признательны за скорый ответ

We are awaiting your reply as soon as possible - Мы ожидаем ответа от вас так скоро, как будет возможно

We would ask you to accelerate your reply - Мы просим вас ускорить ваш ответ

We would ask you to acknowledge the receipt of... - Мы просим вас подтвердить получение...

Thanking you in advance - Заранее благодарим вас

Примеры и образцы официальных писем на английском языке с переводом

Письмо-поздравление

The 18th of October, 2017

October, 19 will be a remarkable day of your 20th anniversary as a member of Powerty Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make to our company success and wish to congratulate you upon your 20th anniversary.

Уважаемый г-н Браун,

19 октября станет памятным днем вашей 20-летней работы в качестве члена Powerty Ltd. В течение всех этих лет работы Вы показали себя верным и квалифицированным сотрудником с высоким потенциалом. Мы признательны Вам за Ваш вклад в успех нашей компании и хотим поздравить Вас с 20-летней годовщиной.

С уважением,

Арнольд Льюис,

Генеральный директор

Письмо-запрос

Dear Sir or Madam, vWith reference to your advertisement in Daily Magazine could you please send me a more detailed description of your vinyl players. I would also like to know about the discounts that you provide.

Yours faithfully,

Уважаемые Господа,

Ссылаясь на ваше объявление в Daily Magazine, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших виниловых проигрывателей. Я также хотел бы узнать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,

Альберт Стюарт

Менеджер по продажам

Письмо-приглашение

Dear Henry Mills,

I would like to invite you to a seminar that, I"m confident, will interest you.

The seminar “IT in Business” held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 12 will feature lectures by several key programmers and developers.

I am enclosing 4 tickets for you and your colleagues. I hope that you decide to attend and looking forward to seeing you there.

Managing Director

Уважаемый Генри Миллз,

Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который, я уверен, заинтересует Вас.

На семинаре «IT в бизнесе», который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 12 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и разработчиков.

Я прилагаю 4 билета для Вас и ваших коллег. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и с нетерпением жду встречи с вами.

С уважением,

Андрей Петров,

Управляющий директор

Письмо-жалоба

Electronics Ltd,

I am writing to inform you that yesterday I got my new refrigerator which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please, let me know your decision within 3 days.

Yours faithfully,

Electronics Ltd,

Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый холодильник, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить товар на другой или вернуть назад свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение трех дней.

С уважением,

Джек Торн

Бонус: лексика на тему «почта»

Некоторые слова, которые пригодятся, если вы захотите отправить или получить посылку, а также, в деловой переписке с интернет-магазином или поставщиком товаров:

Post office – почтовое отделение, почта

Main / head post office – главный почтамт

Mailbox - почтовый ящик

Letter – письмо

Postcard – почтовая открытка

Package - бандероль

Parcel – посылка

Delivery - доставка

First class mail – почтовое отправление первого класса

Express mail – срочное отправление

Air mail - авиапочта

Receipt - квитанция, чек

Notice - уведомление

Stamp / postage stamp – почтовая марка

Envelope – конверт

Address – адрес

Zip code / Postal code – почтовый индекс

Return address – обратный адрес

Postman - почтальон

Courier / delivery guy - курьер

To send - посылать

To send back - посылать обратно

To receive - получать

Теперь вы можете составить официальное письмо на любую тему и с легкостью вести деловую переписку на английском языке.

При написании письма, начало, то есть обращение к адресату, играет важную роль. Обращение в английском письме значительно отличается от обращения в русском. Поэтому для написания правильного с точки зрения этикета письма, необходимо знать некоторые правила.

Всегда помните, что форма обращения в письме зависит от степени знакомства или родственных связей с лицом, которому вы адресуете письмо.

Общая модель обращения:

Dear /My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + двоеточие
Dear /My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + запятая,

где вежливое обращение – это формы Mr., Mrs., Miss, Ms., Sir, Madam , которые используются только с фамилией (точки после форм Mr., Mrs., Ms. , как правило, ставятся).

Основные правила обращения в английском письме.

1. Строго официальные по тону и содержанию письма следует начинать с Dear /My dear и вежливого обращения:

2. В официальных письмах к незнакомым людям, фамилий которых вы не знаете, используются следующие вежливые формы:

Последние два обращения употребляются как по отношению к замужним, так и к незамужним женщинам. Сочетание Dear Miss в качестве обращения в английском языке не употребляется.

3. В менее официальной и полуофициальной переписке можно встретить такие формы:

4. Если вы не знаете имени адресата, не следует употреблять фразы To whom it may concern (Кого это касается). Вместо этого следует указать должность или приветствие общего характера:

Dear Recruiter:
Dear Claims Adjustor:
Dear Sir or Madam:

5. Если вы не знаете пол адресата, напишите его полное имя, опустив вежливое обращение:

Dear Dana Simms:
Dear T.K. Spinazola:

6. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs.), употребляйте нейтральное Ms.

7. Если вы пишите двум лицам, обязательно укажите оба имени в приветствии:

Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne:
Dear Alex and Jill:

8. Никогда не пишите полностью следующие вежливые обращения:
Mr., Ms., Mrs. и Dr.:

Данные обращения, напротив, не следует сокращать:
Professor, Dean, Sister, Rabbi, Imam, Senator, Governor, Captain, Admiral, Judge

9. Если вы пишете письмо не какому-то конкретному человеку, а организации, употребляйте в обращении ее название:

Dear Syntax Training:

10. В упрощенных деловых письмах не используйте приветствие вообще. Вместо этого нужно указать тему заглавными буквами, после которой будет идти тело письма

WAYS TO BEGIN A BUSINESS LETTER
I am writing to share information about standard letter openings to…
(Упрощенный вид делового письма используется редко.)

11. В приветствии письма к малознакомым или незнакомым людям следует употреблять вежливое обращение и фамилию.

12. В неофициальных ситуациях, т.е. при обращении к знакомым, родственникам, друзьям, используются только имена (без вежливого обращения):

Dear John,	Дорогой Джон!
My dear John,	Мой дорогой Джон!
John,	Джон!
Dearest,	Дорогой!
My darling,	Мой дорогой!

Вежливые обращения My dear Sir, My dear Madam, Sir, Madam являются строго официальными. Dear Sir, Dear Madam несколько менее официальны. Однако все эти формы употребляются в официальных ситуациях.

Как видно из предыдущих примеров, после обращения может стоять как запятая, так и двоеточие. Запятая ставится в соответствии с британской традицией, а двоеточие – в соответствии с американской, однако в настоящее время это отличие почти не соблюдается. Кроме того, запятая используется в письмах менее официального стиля (social letters), к которым относятся письма с выражением сочувствия, благодарности, личные поздравления (со свадьбой, днем рождения, продвижением по службе и пр.), а двоеточие – в строго официальных письмах.

13. Обращение к женщине
При обращении к женщине следует учитывать ее предпочтения касаемо данного вопроса. То есть замужняя женщина может оставить свое имя и взять фамилию мужа, может взять полностью имя и фамилию мужа и т.д. О таких предпочтениях рекомендуется, узнать заранее (например, у знакомых или из подписи в письме). Подробнее см. таблицу ниже.

Незамужняя	Ms. Jane Johnson Miss Jane Johnson (обычно при обращении к девушкам моложе 18 лет)
Замужняя, сохранившая свое имя и девичью фамилию	Ms. Jane Johnson
Замужняя, взявшая фамилию мужа	Mrs. John Kelly (замужняя женщина может предпочесть полностью взять имя и фамилию мужа - John Kelly) Mrs. Jane Kelly (замужняя женщина может предпочесть оставить свое имя -Jane, и взять фамилию мужа - Kelly) Сегодня стал возможен также вариант Ms. Jane Kelly
Разведенная	Разведенная женщина, как правило, берет свое имя, а вот фамилию может оставить как свою, так и мужа Mrs. Jane Kelly Ms. Jane Kelly Ms. Jane Johnson (девичья фамилия)
Неразведенная, но живущая отдельно от мужа	В данном случае также возможны варианты, в зависимости от предпочтений женщины Mrs. John Kelly Mrs. Jane Kelly Ms. Jane Kelly
Вдова	Вдова, как правило, считает себя замужней, она оставляет фамилию мужа, а вот имя может взять как свое, так и мужа Mrs. John Kelly (если о предпочтениях вдовы не известно, то это наиболее приемлемый, безошибочный и нейтральный вариант) Mrs. Jane Kelly Ms. Jane Kelly

14. Обращение к паре (мужу и жене)

Женаты, жена использует имя мужа	Mr. and Mrs. John Kelly Примечание - на конверте в адресе традиционно женское имя предшествует мужскому и затем пишется фамилия (Jane and John Kelly). Сегодня порядок имен стал неважен, любой вариант приемлем, за исключением случаев, когда один из супругов явно старше по званию - тогда имя того супруга, кто выше по званию, пишется первым.
Женаты, жена предпочитает обращение Ms.	Mr. John Kelly and Ms. Jane Kelly Ms. Jane Kelly and Mr. John Kelly (не следует использовать Ms. с именем мужа, т.е. неверно писать Mr. and Ms.John Kelly)
Женаты, письмо неофициального стиля	Jane and John Kelly John and Jane Kelly
Женаты, жена предпочитает девичью фамилию	Mr. John Kelly and Ms. Jane Johnson Ms. Jane Johnson and Mr. John Kelly Mr. John Kelly and Ms. Jane Johnson (при этом порядок имен не имеет значения)
Неженаты,но живут вместе (гражданский брак)	Mr. John Kelly & Ms. Jane Johnson (обязательно на одной строке)
Жена выше мужа по званию: выборная или военная должность	The Honorable Jane Kelly and Mr. John Kelly Если оба имени не умещаются на одной строке: The Honorable Jane Kelly and Mr. John Kelly
Жена выше мужа по званию: академическая степень	Dr. Jane Kelly and Mr. John Kelly
Оба супруга доктора (к.н. или медики) и используют одну фамилию	The Doctors Kelly (omit first names) Drs. Jane and John Kelly / Drs. John and Jane Kelly Dr. John Kelly and Dr. Jane Kelly / Dr. Jane Kelly and Dr. John Kelly
Оба супруга доктора (к.н. или медики), жена использует девичью фамилию	Dr. Jane Johnson and Dr. John Kelly Dr. John Kelly and Dr. Jane Johnson

Правила написания Email на английском

Для написания email официального стиля (электронное деловое письмо) следуйте всем выше перечисленным правилам, касающимся официального стиля (пункты 1-11). Неформальное электронное письмо начинается, как правило, следующим образом.

Dear Han,
Hi, Ivan,
Hi, Kate,
Sue, Brooke:
Good morning, Kitty,
Hello, Homer,

Или просто начните первое предложение с имени:

Bart, you were absolutely right about the matter.

Сводная таблица обращений в письмах на английском языке.

Стиль	Ед.число	Мн. число
Формальный и строго официальный	My dear Sir / Sir My dear Madam / Madam
Строго официальный	Sir / My dear Mr. Smith Madam / My dear Mrs. Smith
Официальный	Dear Sir Dear Madam	Dear Sirs/ Sirs Dear Mesdames/ Mesdames Gentlemen Ladies
Менее формальный (при наличии предыдущей переписки)	Dear Mr. Jones Dear Mrs. Jones	Dear Messrs. Jones and Smith

Все знают, что графа «знание иностранных языков» есть в резюме любой серьезной компании. И если в такую графу написать «свободное владение», то шансы получить лакомое место возрастают многократно. А фраза «деловой английский» окажет почти магическое действие.

Как правило, деловой английский предполагает письменное общение. И это хорошо. Во-первых, всегда есть возможность подумать и залезть в словарь. Во-вторых, там столько стандартных выражений, что человеку, владеющему английским от уровня Pre-Intermediate и выше, практически не составит труда написать приличное письмо и отправить его деловым партнерам.

Главное в составлении письма - это его обрамление. То есть начало и концовка. Как говорится, по одежке встречают, а последние слова запоминаются лучше всего (спасибо Штирлицу). Соответственно, если вы правильно начнете свое обращение и так же правильно его закончите, то сама суть письма будет восприниматься лучше, а общее впечатление от вашей речи вообще может сыграть решающую роль.

Придерживаясь определенных правил написания, вы обязательно достигните успеха. Давайте приступим к составлению делового письма на английском!

Приветствие

Как и пристало всем вежливым людям: любое общение начинается с приветствия. И таким же не хитрым способом структура делового письма тоже начинается с приветствия.

Dear Sir or Madam - обращение к человеку, если вы не знаете ни имени, ни звания, ни даже того, мужчина это или женщина. Важно: после этого приветствия не ставится восклицательный знак! И даже вообще никакого знака препинания не ставится, просто следующее предложение идет с новой строки. Можно поставить запятую, если очень хочется.

Dear Mr White (Ms White/Mrs White/Miss Catcher) - обращение к адресату по фамилии (после Mr, Ms и т.д. имя не ставится!) Надеюсь, все помнят, что Mr - это обращение к мужчине, Miss - к незамужней женщине, Mrs - к замужней, Ms - к женщине, которая не хочет подчеркивать свое семейное положение.

Важно: не пишите никогда полным словом Mister, Mistress - только в сокращении (Mr, Mrs)!

Dear Mr John - обращение к адресату по имени (при более близком деловом знакомстве)

Dear Nick - обращение к адресату по имени при очень давнем, практически дружеском деловом знакомстве

Важно заострить внимание на обращениях к женщине. Сейчас очень распространено универсальное обращение Ms (это и замужняя, и незамужняя). Поэтому в деловых письмах часто именно так и пишут, дабы не обидеть:) Если вы точно знаете, что адресат - замужняя женщина, можно смело указывать Mrs. А вот если знаете, что точно не замужняя, лучше не рискуйте с Miss. Потому что некоторых это, как ни странно, задевает.

После приветствия можно напомнить о себе. Точнее, о последнем общении: по электронной почте, по телефону, лично и т.д. Даже если память у адресата не девичья и обращался он к вам 5 минут назад.

Thank you for your message. - Спасибо за ваше сообщение.

Thank you for your e-mail of… - Спасибо за ваше электронное письмо от (дата)…

With reference to your phone call/ letter of (дата)/ advertisement in «NW Magazine»… - в отношении вашего телефонного звонка/ письма (такого-то числа)/ объявления в журнале NW Magazine…

In reply (in answer/ in response) to your request… - В ответ на вашу просьбу…

In accordance (in conformity) with your request … - В соответствии с вашей просьбой…

In compliance with your request… - Во исполнение вашей просьбы…

Further to our conversation/ telephone talk… - В продолжение нашей беседы/ телефонного разговора и т.д.

We are writing in response to your publication in… - Мы пишем в ответ на вашу публикацию в…

We were pleased to receive your inquiry… - Нам было приятно получить ваш запрос…

Причины обращения

После приветствия и напоминаний должна идти фраза, которая введет адресата в курс дела и объяснит, зачем вы вообще, собственно, отправляете ему это письмо.

We are writing to inquire about… - Мы пишем, чтобы навести справки о …

We apologize for… - Мы приносим свои извинения за …

We confirm that… - Мы подтверждаем, что …

We would like to clarify… - Мы бы хотели прояснить…

We kindly ask you to… - Мы любезно просим вас…

I am writing to enquire about/ to apologize for/ in connection with/ get more details about/ explain… - Я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ в связи с/ узнать детали о/ объяснить…

This is to confirm … Для подтверждения …

We hereby inform you … Настоящим уведомляем вас …

Завершение письма

Это - ваша коронная фраза.

As always, if you have any questions, please send them directly to me . - Как всегда, если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь прямо ко мне.

If you have any questions feel free to contact me. /Should you have any questions, please feel free to contact me directly - Если у вас есть какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне/ прямо ко мне, пожалуйста.

Should you have any questions, please do not hesitate to ask . - Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь без колебаний (дословный перевод).

Thank you and I am looking forward to hearing from you. - Спасибо и жду ответа от вас.

Thanking in advance. - Заранее благодарю.

Please contact us again if we can help in any way. - Пожалуйста, обращайтесь к нам еще, если мы сможем вам помочь любым образом.

Подпись, или формула вежливости

Остался последний штрих. В русских официальных письмах всё заканчивается стандартно: «С уважением, …». В английском языке принято говорить «искренне Ваш». Но на русский язык, в соответствии с этикетом, придется перевести все равно как «с уважением».

Yours faithfully,
С уважением, … (если имя человека неизвестно, т.е. письмо начиналось с Dear Sir или Madam)

Yours sincerely,
С уважением, … (если имя Вам известно, т.е. письмо начиналось с Dear Mr/Miss/Ms/Mrs)

Если же вы общаетесь с человеком достаточно давно и обращаетесь к нему в письме по имени, то уместно использовать любой из следующий вариантов (перевести можно как «с наилучшими пожеланиями»):

Best wishes
Kind regards,
Warmest regards.

За сим - прощаюсь.

Kind regards ,
iLoveEnglish.

Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые связи в ближайшее время.

Только на первый взгляд вопрос «как писать формальное письмо» кажется страшным. Если лучше вникнуть в суть, то становится понятно, что написать деловое письмо на английском языке — задача достаточно простая.
Формальное письмо на английском понадобится Вам при приеме на работу, налаживании рабочих связей и партнерских отношений. Даже человек, владеющий иностранным языком на среднем уровне, сможет без труда его написать. Необходимо знать ключевые правила написания и общую схему. Нельзя использовать витиеватые фразы со скрытым смыслом, метафоры и эвфемизмы. Писать нужно как можно более кратко и понятно. Получатель должен взять в руки лист, опустить взгляд и сразу же понять, чего Вы от него хотите. Умение правильно писать деловые послания — один из важнейших навыков в сфере бизнеса.

Структура. Начало.

У посланий такого типа имеется определенная структура и правила написания. Первое, что важно и необходимо помнить – отсутствие лишних знаков препинания (открытая пунктуация) . Второе – все абзацы пишутся без красных строк. Третье – недопустимо использование сокращений (You’re, can’t… ). А самое главное правило – послание должно быть кратким и лаконичным, но содержательным.

Схематично начало можно изобразить так:
Дата отправления
Имя адресата
Должность адресата
Название компании
Адрес расположения компании

Стоит обратить внимание, что нет никаких знаков препинания. Не нужно ставить ни точек, ни запятых. Вместо них используется перенос на последующую строку.

Дата в разных странах может иметь разное написание. Во многих странах формат написания даты: число/месяц/год (18 March 2014 ). Но есть страны, в которых встречается написание в формате: месяц/число/год (March 18, 2014 ), и после числа нужна запятая . Месяц лучше прописать текстом во избежание появления недопониманий.

Имя получателя указывается в том формате, в котором он сам подписывает свои письма. То есть, если человек подписывается как John Smith , то не стоит писать Mr J Smith и тому подобное.

Также в начале указываются и специальные пометки , указывающие, к примеру, на конфиденциальность письма. Пишутся чаще всего заглавными буквами (CONFIDENTIAL ).

Основная часть.

Как известно, любое послание начинается с обращения к адресату или приветствия.

Формальное письмо на английском не становится исключением. Начать можно несколькими способами:

• Dear Sir or Madam – если Вам не известен пол;
• Dear Mr/Ms Marshman – при отсутствии очень близкого знакомства и дружеских отношений;
• Dear John Marshman – если отношения с получателем близкие партнерские или дружеские;
• Dear Sirs – обращение к компании людей;
• Dear Gentlemen – обращение к двум и более лицам мужского пола;
• Dear Valued Customer – стандартное обращение к клиенту;
• Dear General Manager (CEO) – генеральный директор;
• Dear Dr. Marshman — если известен титул или специальный статус.

Если в начале вместе с адресом организации было указано и имя получателя, то и приветствие должно быть личным.
Обращаясь к женщине, стоит писать Ms , но только тогда, когда она сама не просила писать Mrs или Miss (Ms – универсальное обращение к замужним и к свободным женщинам ).
Далее следует строчка, называемая заголовком и отражающая главную тему послания. Как правило, она пишется заглавными буквами (можно использовать подчеркивание) через строку после приветствия.

Основную часть нужно разбивать на короткие, но содержательные и понятные абзацы. Человек должен прочесть послание за максимально короткий промежуток времени, но при этом понять все, что Вы хотели до него донести. Если Вы пришлете адресату несколько страниц, заполненных текстом вплотную, то они сейчас же в мусорной корзине получателя, так и не будучи прочтенными. Пишите кратко и по делу. В основной части обязательно должна присутствовать правильная пунктуация.

Заключение.

Концовка состоит из вежливой прощальной фразы, имени адресанта, его должности и дополнений. Часто используемые финальные фразы : «Yours faithfully» (пишется, когда имя получателя неизвестно ) и «Yours sincerely» (пишется при личном обращении ). Имя адресанта пишется через 4-5 строк после концовки. Писать его можно как полностью заглавными буквами, так и использовать их в начале слова. Если отправитель мужского пола, то приписка «Mr» не используется . Но если послание отправляет женщина, то после имени нужно написать в скобках (Ms/Mrs) .

Когда вместо адресанта письмо должно подписать стороннее лицо, перед именем пишут pp (per procurationem ) – от имени кого-либо, или for . Должность адресанта указывается на последующей строке после имени. Далее следуют дополнительные пометки о вложениях или копиях . Как правило, о наличии вложений свидетельствует пометка Enc (Encs ) через строку после должности. Если требуется переслать копии письма стороннему лицу, то должны присутствовать пометки cc (courtesy copy или copy circulated ) или Copy , за которыми следует имя получателя копии и должность. Если таковых несколько, то необходимо их перечислить в алфавитном порядке. В случае нежелания адресанта ставить получателя в известность о том, что третьи лица будут иметь копии, используют условное обозначение bcc (blind courtesy copy ). Его не пишут на оригинале, который получит адресат, а исключительно на копиях.
Бизнес-партнеры и работодатели будут оценивать не только текст, но и бумагу, на которой Вы пишете, и конверт, в котором пришлете письмо. А значит недопустимо наличие пятен и помятостей, неаккуратных и рваных краев. Важно проверить письмо на наличие пунктуационных и орфографических ошибок. Стиль написания должен быть понятным, лаконичным, официальным. Все это мелочи, но они имеют такое же значение, как и костюм, в котором Вы придете на совещание. Если он будет помятым и несвежим, то и всерьез Вас никто не воспримет.

Написать формальное письмо на английском – не трудная задача. Но вот небольшой список фраз-помощников для максимального облегчения этой задачи:
We would like to inform you that… – хотим уведомить Вас о том, что…;
We guarantee fulfillment of our obligations under the contract — мы гарантируем выполнение своих обязательств по договору;
I would like to schedule a meeting for a business dinner — хотелось бы назначить вам встречу за деловым ужином;
We would like to sign a contract of cooperation as soon as possible — мы хотели бы как можно скорее подписать контракт о сотрудничестве;
We will wait for you in the office at (time) — будем ждать вас в офисе в (время);
It was decided to take on your place another employee, because — было решено взять на Ваше место другого сотрудника, потому что;
We are forced to refuse you, because — мы вынуждены отказать Вам, потому что;
We will gladly employ such a qualified employee — мы с удовольствием примем на работу такого квалифицированного сотрудника;
We guarantee the delivery of goods in the near future and we apologize for the delay — гарантируем поставку товара в ближайшее время и просим прощения за задержку;
I enclose a copy of the signed contract to the letter — копию подписанного договора прилагаю к письму.

Пример делового (формального) письма.

CONFIDENTIAL
18 March 2014
John Marshman
CEO
ABC Company
52 Lime street
Washington
USA
Dear Mr Marshman
COMMERCIAL PROPOSAL
Our firm is interested in purchasing large quantities of your products to supply the network of our auto shops and repair shops. Please send the price list, product information with detailed specifications and several samples. To conclude a contract, we will send our representative to you as soon as possible.
With hope for further cooperation
Yours sincerely

Samantha White (Mrs)
Distributor
Copy Joanna Mason, secretary
Andrew Yung, Accountant
Edgar Wilson, Managing Director

Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского , специально для блога поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе .

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.

Этикет

Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет : «Idea» .

Да : «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017» .

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да : «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

• I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
• I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
• Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
• Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Английский язык - универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

• Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
• Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
• Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

• I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
• Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
• I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
• I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might , тем лучше.

Африка, Южная Америка

Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.

Языковые принципы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

Сокращайте

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма - без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

В русском языке все просто: Иванова, - женщина, Иванов - мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Уберите предлоги там, где это возможно

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with - придумать, и find out - выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine .

Избегайте восклицательных знаков

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более - это потеря времени.

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Откажитесь от страдательного залога

Нет : The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes . Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Поставьте дедлайн

Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Структура письма

Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:

1. Приветствие.
2. Сообщение.
3. Закрытие.
4. Прощание.
5. Подпись.

Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.

Приветствие

Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).

Сообщение

Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.

Как открыть сообщение

Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.

Формально	Полуформально	Нейтрально
I am writing to… Пишу, чтобы…	Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, …	Thank you for your mail… Спасибо за письмо…
In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом…	This is to… Это письмо, чтобы…	Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно…
We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …	I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…	In reply to your mail … В ответ на ваше письмо…
I am writing with regard to… Пишу насчет…		Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от …
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)…
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что …
I am writing to enquire about… /in connection with.../to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить…

Как уточнить дедлайн

Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:
Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET → Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.

Как просить и давать детали

Даем детали:
Просим детали:

Как сообщить о проблеме

1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:
Flagging you about the issue on… → Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you… → Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…

2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side - «с моей/нашей/твоей стороны».

3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround - выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию

1. Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me , где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc . От слова Cc образуется причастие cc’ed - обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию».

2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread - Добавляю (имя) в разговор.

3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? - @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Формально	Нейтрально
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…	Unfortunately… К сожалению…
I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но…	I am afraid that… Боюсь, что…
Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…	I would be glad / delighted to/happy to… Я был бы рад /Я был бы счастлив…
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…	I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.
I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства.	Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.
	We apologize for… Мы извиняемся за…
	I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что…

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

Формально	Нейтрально
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…	If you have any questions, please don"t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…	Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.	How about I come and help you out? Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:

Переговоры

Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.

Выражаем удовлетворение:
Предлагаем:
Соглашаемся:

• I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
• You have a strong point there. → Здесь вы правы.
• I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
• I don"t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Не соглашаемся:
Приглашаем:
Выражаем недовольство:

Как приложить к письму дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

• Please find attached → К настоящему письму прилагается.
• You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении...
• I am enclosing… → Я прикладываю…
• I forward to you… → Я пересылаю вам…
• We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
• Attached you will find... → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.

Формально	Нейтрально
I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа	Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа
I look forward to your reply. Жду вашего ответа	Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.	Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.	Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь.	Thank you for your help. Спасибо за помощь.
Thank you in advance! Заранее благодарю.	Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства!

Как разобраться в аббревиатурах

Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:

• EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
• SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
• EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
• TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
• PTO (paid time off) → отпуск.
• OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
• FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
• POC (point of contact) → контактное лицо.
• FYI (for your information) → для вашей информации.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
• AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
• BTW (By The Way) →кстати.
• CU (see you) → увидимся
• F2F (face to face) → наедине.
• IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).

Подпись

Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.

Шаблоны

Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.

Объявление о продвижении по службе

Subject Line: Firstname Lastname - New Position

I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .

attended and came to after graduation.
During her/his tenure here, has implemented protocols which have improved efficiency in the and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия - новая должность

Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название) . (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела) .

(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента) , и часто получал признание за свои достижения.

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность

Поздравление с новой должностью

Subject line: Congratulations on Your Promotion

Dear ,
Congratulations on your promotion to . I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Поздравляю с новой должностью

(Имя) , поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела) . Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для соискателя)

Subject line: Welcome!
Dear ,
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

(Имя) , я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для коллег)

Dear Staff:
is joining our team on May 1. will work as a in the department.

So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited about his/her joining our team.

has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about .

’s Bachelor’s degree is from where he/she majored in .

has a passion for .

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела) .

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя) , что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области) .

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета) .

(Имя) увлекается (название) .

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя) .

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.

Уход из компании

Dear colleagues,
I"d like to let you know that I am leaving my position at on .
I have enjoyed my tenure at, and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at .

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address or my cell phone . You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It"s been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your

Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата) .
Я был рад работать в (название компании) , и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании) .

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты) или телефону (номер) . Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы) .
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.

С уважением,
Ваш (имя)

День Рождения

Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:

• May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
• I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
• Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
• I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
• Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!

Перенос или отмена встречи/звонка

Hi everyone,
Due to , the time of the has been changed from at in to at in .
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name

Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи) .
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя

Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to at . I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения) . Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность

Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com .

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.

Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн:https://en.oxforddictionaries.com , http://dictionary.cambridge.org , http://www.ldoceonline.com , http://www.macmillandictionary.com . Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

• часть речи,
• транскрипция с возможностью прослушать произношение,
• определение,
• примеры использования,
• синонимы,
• часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.

Проверяйте грамматику текста

Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly .

Заключение

Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:

• Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
• Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
• Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
• Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
• Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
• Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
• Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
• Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
• Нажмите Send!